Выписка из приказа об увольнении

Выписка из приказа: порядок оформления и образец

Выписка из приказа — это заверенный должным образом документ, который содержит отдельные сведения из распоряжения. Она обладает законной силой и предназначена для подтверждения указанной в ней информации.

Попробуйте бесплатно систему КОНСУЛЬТАНТПЛЮС Попробуйте бесплатно систему КОНСУЛЬТАНТПЛЮС

Кто и для чего просит выписки

Все основные поручения работникам, назначения, переводы, увольнения в компании оформляют при помощи распорядительных документов, обязательных для исполнения. Иногда те или иные государственные органы требуют предоставить сведения о сотрудниках, которые содержатся в протоколах, поручениях, распоряжениях.

Понятно, когда бумага относится только к одному работнику и информация краткая, тогда легко просто сделать копию. Но иногда предоставить сведения полностью невозможно по ряду причин. Тогда законодательство предусматривает возможность составить выписку (статья 62 Трудового кодекса).

Работодатель обязан выдать выдержку из распорядительных документов в течение 3 рабочих дней после получения запроса от работника.

Чтобы правильно составить документ, следует понимать, что такое выписка из приказа, — это копирование той его части, которая требуется конкретному работнику и касается его лично.

Это делается в нескольких случаях:

• текст приказа слишком большой;
• он содержит конфиденциальную информацию;
• архивные документы повреждены;
• информация касается не только одного сотрудника.

Например, если это распоряжение о премировании сотрудников отдела и в нем есть личная информация нескольких людей, сведения о выделенных суммах и др. В этом случае выписывают лишь ту информацию, которая относится к запросившему ее человеку. Есть и бумаги, которые хранятся в одном экземпляре. Копировать запрещено, поскольку в них есть сведения, которые нельзя разглашать.

Иногда при помощи выдержки из распоряжений требуется подтвердить принятие на работу, увольнение, стаж и др. Такая необходимость возникает, например, если человек потерял трудовую книжку. И другого способа подтвердить данные нет. Наличие подобной выписки из приказа о зачислении воспитанников требуют контролирующие органы от дошкольных учреждений. На официальных сайтах ДОУ обязаны опубликовать их в течение трех дней после издания.

Такие справки требуются для предоставления и в следующие государственные органы:

• Пенсионный фонд;
• органы социальной защиты населения;
• судебные инстанции;
• контролирующие учреждения;
• Государственная инспекция труда и др.

Чем выписка отличается от копии

Чтобы решить, какой вид бумаг предоставить, следует понимать, в чем их разница. В одном случае документ полностью копируют, а во втором — фиксируют информацию выборочно, выписывая или копируя лишь некоторые пункты. Еще одно отличие — копию не всегда заверяют, а выдержку необходимо закрепить подписью должностного лица. Но юридически эти документы одинаковые.

Как сделать выписку

Сначала сотрудник пишет заявление на имя руководителя компании. В нем указывает, из какого распоряжения и для чего требуется документ. Затем запрос отмечают у секретаря организации.

Единых стандартов для составления нет. Но как любой деловой документ, справка составляется по определенным правилам. В ней сохраняются основные реквизиты распоряжения — название организации, ИНН, адрес, контакты, номер, дата и место составления. Оформляется на листе А4 или на официальном бланке, в котором указаны все реквизиты организации. Если это обычный лист, то придется написать эти данные самостоятельно.

Ознакомьтесь с тем, как правильно оформить выписку из приказа, вот алгоритм:

1. Сначала указываем наименование компании и ее реквизиты.
2. Затем название документа, его дату и номер, точно как в распоряжении.
3. Ниже располагают дату и место составления.
4. Далее идет та часть текста, которая требуется заявителю.
5. Затем необходимо написать должность и Ф. И.О. должностного лица, подписавшего распоряжение. Выдержку это лицо не подписывает, на этом месте следует написать слово «подпись».
6. После основной части текст заверяет ответственный сотрудник при помощи отметки «Верно» и подписи.

Содержание основной части распоряжения, которая необходима сотруднику, указывается в точности, полностью. Сокращения и исправления не допускаются.

Образцы

О приеме на работу (шаблон):

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

от ______ №

город

Принять на работу с _____________ (Ф. И.О., должность) с окладом _______ рублей. Установлено испытание при приеме на работу продолжительностью 3 месяца. Основание: трудовой договор № ____ от _____.

Руководитель __________ подпись

Начальник отдела кадров подпись, расшифровка

При заполнении ориентируйтесь на этот образец:

В отдел кадров вправе обратиться бывший сотрудник, утерявший трудовую книжку, и попросить выдержку из нескольких распоряжений — о принятии на работу, переводах и расторжении трудового договора. В таком случае ему обязаны предоставить эти документы в виде отдельной справки по каждому распоряжению.

Выписка из приказа об увольнении работника — образец-2021

Выписка из приказа об увольнении работника — образец ее приводится ниже — оформляется по запросу сотрудника по ряду причин. Что это за причины? Как правильно составить выписку из приказа об увольнении сотрудника? Ответы на эти и другие вопросы рассмотрим в нашей статье, а также приведем образец заполнения документа.

Вам помогут документы и бланки:

• Для чего может понадобиться выписка из приказа об увольнении
• Как корректно составить выписку из приказа об увольнении
• Итоги

Для чего может понадобиться выписка из приказа об увольнении

Прежде всего, следует заметить, что для специалиста совсем необязательно иметь какую-то конкретную причину, чтобы получить от своей бывшей компании выписку из приказа об увольнении.

Дело в том, что согласно ст. 62 ТК РФ, если сотрудник обращается к руководству (в письменной форме) с просьбой представить документ, связанный с его работой на предприятии, то фирма-работодатель должна в обязательном порядке это сделать не позднее чем через 3 рабочих дня. В перечне документов, которые компания обязана выдать, названы, в частности, копии приказов о приеме на работу и увольнении. Непосредственно выписки из приказа нет, однако этот перечень открытый. Следовательно, работник вправе запросить любой документ, который имеет отношение к его работе в компании, включая выписку из приказа об увольнении.

Но для чего она может ему понадобиться? Среди типовых ситуаций можно отметить следующие.

1. Если специалист приходит устраиваться в компанию после службы в армии, то в его трудкнижке могут иметься записи о прохождении военной службы. В соответствии с п. 21 действовавших до 01.09.2021 Правил ведений и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, такие записи могли вноситься работодателями (на основании того или иного подтверждающего документа — военного билета срочника, выписки из приказа об увольнении контрактника) С 1 сентября действует новый порядок ведения трудкнижек, установленный приказом Минтрудсоцзащиты России от 19.05.2021 № 320. В соответствии с п. 14 Порядка записи о военной службе вносятся в трудкнижку непосредственно по месту прохождения службы.
2. Нельзя исключать, что с имеющейся трудовой книжкой может что-то случиться (сотрудник может случайно ее испортить/потерять и т. д.). В этом случае необходимо книжку восстановить, т. е. сделать дубликат, в котором будет воссоздана вся трудовая биография специалиста. При этом восстановление должно производиться на основании документов, подтверждающих стаж работника: трудовые договоры с прежними работодателями, выписки из приказов о приеме на работу и увольнении из компаний (п. 29 Порядка, утвержденного приказом № 320н).

О том, по каким правилам происходит восстановление трудовой книжки, см. в статье «Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна».

1. Иногда бывает, что работник в течение жизни где-то трудился по всем правилам ТК РФ, однако сведения об этом по какой-то причине не попали в его трудовую книжку. Поэтому, когда дело подходит к пенсии, возникает вопрос: учитывается ли период такой работы в пенсионном стаже специалиста (ведь такой стаж считается на основании трудовой книжки)? Законодатель говорит, что учитывается, но только если указанные периоды подтверждены документально, в том числе выписками из приказов о приеме на работу и увольнении (п. 11 Правил подсчета страхового стажа, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015).

ВНИМАНИЕ! Действующими с 01.09.2021 правилами ведения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н) ознакомление работника под подпись с вносимыми в бумажную трудовую книжку записями о работе не предусмотрено (раньше работники расписывались под записью об увольнении). Подробнее о новых правилах оформления трудовой книжки, действующих с сентября 2021 года, читайте здесь.

Можно ли уволиться по семейным обстоятельствам без отработки двух недель? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и узнайте, по каким основаниям можно получить увольнение в связи с семейными обстоятельствами и можно ли не отрабатывать при этом две недели.

Как корректно составить выписку из приказа об увольнении

Выписка по своей сути представляет сжатую форму приказа, поэтому и сведения в ней необходимо отражать аналогичные тем, что были в приказе.

О том, как правильно оформить сам приказ об увольнении, см. в статье «Составляем приказ об увольнении (форма, бланк, образец)».

В частности, в выписке должны быть указаны:

• реквизиты предприятия;
• фамилия увольняемого специалиста;
• преамбула приказа;
• пункт ТК РФ, в соответствии с которым сотрудник покидает компанию;
• фамилия и инициалы руководителя, подписавшего приказ.

При этом подписывать выписку руководитель не должен. Достаточно напротив его фамилии указать слово «подпись».

Вместо руководителя выписку подписывает работник кадровой службы компании, ответственный за ее выдачу, указав при этом: «верно» или «выписка верна».

Скачать образец выписки из приказа об увольнении вы можете бесплатно, кликнув по картинке ниже.

Итоги

Выписка из приказа об увольнении может потребоваться, в частности, если необходимо внести запись в трудовую книжку о службе в армии, для оформления дубликата книжки при ее утере, для восстановления пенсионного стажа при расчете пенсии и т. д. Поэтому фирме важно помнить, что выписка должна содержать выжимку из приказа, касающуюся непосредственно причины расторжения трудовых отношений со специалистом.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Выписки из документов: как делать их правильно

Многим из нас периодически приходится представлять в различные организации ту или иную информацию. В таких случаях, как правило, мы сразу думаем о копиях необходимых документов. Однако информация, содержащаяся в копиях документов, может быть избыточна. К примеру, требуется подтвердить только факт работы сотрудника в организации, а копия приказа содержит в том числе информацию об его окладе. Мы не вправе представлять лишние сведения! В таких случаях на помощь придут выписки из документов.

Наш словарик

Выписка из документа – это копия части документа, заверенная в установленном порядке[1].

Копия документа – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа[2].

Оформляя выписку, необходимо выбрать соответствующую часть документа, воспроизвести ее на отдельном листе и заверить в соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 7.0.97-2016[3]. Согласно п. 5.26 данного документа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и включает:

• слово «Верно»;
• наименование должности лица, заверившего копию;
• собственноручную подпись лица, заверившего копию;
• расшифровку подписи лица, заверившего копию (инициалы, фамилию);
• дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, то отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № . за . год») и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

В соответствии с п. 5 ст. 2 Федерального закона № 14-ФЗ[4] и п. 7 ст. 2 Федерального закона № 208-ФЗ[5] если организация имеет печать, на что указано в ее уставе, подпись лица, удостоверяющего верность выписки документа подлиннику, также должна быть скреплена такой печатью.

От имени организации выписки из ее документов могут заверять ее единоличный исполнительный орган или иное уполномоченное лицо. При этом нормы ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ Р 7.0.97-2016 не требуют указания на заверяемой выписке из документа того, что удостоверительная надпись сделана представителем организации, а также реквизитов его доверенности.

Но это теория. А что на практике?

Выписка из приказа о приеме на работу и увольнении

Выписка из приказа о приеме на работу может потребоваться для представления в различные государственные органы, кредитные (в банк для получения кредита), другие организации (например, выписки из приказа о приеме на работу нужны совместителям) и т. д. Выписка из приказа подтверждает факт трудоустройства конкретного человека в конкретной организации.

Казалось бы, проще выдать копию документа. Зачем усложнять? В большинстве случаев именно так и поступают. Однако, как уже было сказано, организации-адресату не нужна, к примеру, информация о заработной плате человека. Как и сведения о других людях, ведь приказ может быть составлен не на одного человека (такая возможность косвенно подтверждается Постановлением № 1[6], которым утверждены унифицированные формы о приеме на работу как одного работника, так и нескольких).

Сразу необходимо отметить, что нормативными правовыми актами не регламентировано, что именно нужно включить в выписку из приказа. По общему правилу в выписке указываются следующие реквизиты:

• регистрационный номер и дата приказа;
• информация из приказа, связанная с работой работника (о приеме, увольнении и т. д.);
• наименование должности и Ф. И.О. лица, подписавшего оригинал приказа.

Согласно пп. 1 и 5 Указа № 9779-X[7] копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются в порядке, установленном данным Указом.

Внизу проставляется отметка о заверении копии.

Образцы выписок из приказа о приеме на работу и увольнении приведены в Примерах 1 и 2.

[1] ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (п. 26).

[3] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

[4] Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 02.07.2021).

[5] Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 02.07.2021).

[6] Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

[7] Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. от 08.12.2003).

Н. В. Артонкина,
документовед, архивист

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2022.

Узнать больше:

• Как правильно оформить текст письма в случае, если его направляют нескольким адресатам?

• Шаг влево, шаг вправо: зачем и как отступать от стандартов оформления документов?