Сколько хранятся заявления на увольнение

Какой срок хранения документов, не входящих в состав личных дел?

Ю. И. Удалова,
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам ВОПРОС Как долго нужно хранить следующие документы:

1. согласия сотрудников на сверхурочные работы, работу в выходной день,
2. заявления о приеме и увольнении, переводе.

1. По нашему мнению, срок хранения согласия сотрудников на сверхурочные работы, работу в выходной день зависит от содержания соответствующих приказов. Если в приказах не прописан пункт об оплате такой работы (издается отдельный приказ об оплате), то срок хранения согласия сотрудников будет составлять 5 лет, если в приказах упоминается оплата труда работников — 75 лет.
2. Срок хранения заявлений сотрудников о приеме и увольнении, переводе, не входящих в состав личных дел, — 5лет.

ОБОСНОВАНИЕ

1. Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов независимо от их форм собственности регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ). Обязанность по ведению и обеспечению сохранности соответствующей кадровой документации установлена в ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ.

На основании ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558) (далее — Перечень).

Срок хранения приказов о привлечении к работе в выходные и праздничные дни, о привлечении к сверхурочным работам будет составлять 5 лет, если в таких приказах не прописан пункт об оплате такой работы, то есть издается отдельный приказ об оплате работникам, привлекаемым для работы в выходные (праздничные) дни, и сверхурочной работы. Если в приказах о привлечении к работе в выходные и праздничные дни, о привлечении к сверхурочным работам упоминается оплата труда работников, то такие приказы должны храниться 75 лет (п. «б» ст. 19 Перечня).

По нашему мнению, срок хранения документов к этим приказам, в том числе письменных согласий работников о привлечении их к работе в выходные дни или к сверхурочной работе, зависит от срока хранения соответствующих приказов. Если в приказах не прописан пункт об оплате такой работы (издается отдельный приказ об оплате), то срок хранения согласия сотрудников будет составлять 5 лет, если в приказах упоминается оплата труда работников — 75 лет.

2. Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел, хранятся 5 лет (ст. 665 Перечня).

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:

(1) Присланные для сведения — до минования надобности

а) по основной (профильной) деятельности

(2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках — 5 л.

б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)

в) по административно-хозяйственным вопросам

Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел

Ю. И. Удалова,
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам

#Специалист по кадрам #Бюджетник

Изменились сроки хранения кадровых документов

12 февраля вступил в силу приказ Федерального архивного агентства, который утвердил новые правила делопроизводства и архивного хранения документов. А 18 февраля начинает действовать новый Перечень типовых управленческих архивных документов.

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 касается государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вне зависимости от их организационно-правовых форм и от формы собственности. До этого времени все организации пользовались перечнем, который был утвержден в 2010 году. Он включал более 1 000 наименований типовых управленческих документов, тогда как новый — всего 657. Сокращение произошло за счет объединения некоторых видов переписки в один документ.

Для каждого документа в перечне указаны сроки хранения. По некоторым видам они отличаются от тех, что были в предыдущем варианте.

Новые сроки хранения кадровых документов:

* Правило 50/75 регулирует срок хранения документа в зависимости от даты окончания делопроизводства: документы, завершенные до 2003 года, по-прежнему нужно хранить 75 лет, а вот документы, работа по которым завершена после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Под действие принципа 50/75 подпадают также трудовые договоры, документы о приеме, увольнении или переводе, личные карточки работников.

Стоит обратить внимание, что по новым правилам ответственность за организацию делопроизводства, сроков хранения документов ложится на плечи руководителя органа власти или сотрудника, исполняющего обязанности руководителя.

Сроки хранения кадровых документов

Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года (за исключением документов по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения)

ч. 1, ч. 2 и ч. 4 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года (за исключением документов по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения)

Документы по учету кадров

(личные дела и документы, не вошедшие в состав личных дел; трудовые договоры; трудовые книжки, штатные расписания, персональные данные и др.)

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):

ст. 656 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел

ст. 657 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел

ст. 665 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных

ст. 666 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников:

— по месту разработки и утверждения

ст. 655 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

— в других организациях

3 года после замены новыми

Невостребованные — 75 лет

ст. 664 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним

ст. 686 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Книги, журналы, карточки учета:

— личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений

ст. 695 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

— выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним

— бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Штатные расписания организации, изменения к ним:

— по месту разработки и/или утверждения

ст. 71 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

— в других организациях

Документы по учету рабочего времени

(журналы учета рабочего времени, графики отпусков, больничные листы и др.)

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет

ст. 586 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Графики предоставления отпусков

ст. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников

ст. 784 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников

Для долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет

ст. 669 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Книги, журналы, карточки учета:

ст. 695 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

— работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован

В зарубежные командировки — 10 лет

— выдачи командировочных удостоверений

ст. 896 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Книги, журналы регистрации листков нетрудоспособности

ст. 897 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Приказы по основной деятельности и кадровые приказы

(в том числе приказы на отпуск и приказы на командировки)

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:

— по основной (профильной) деятельности

Присланные для сведения — до минования надобности

ст. 19 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

— по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)

О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках — 5 лет

— по административно-хозяйственным вопросам

Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (типовые):

— по месту разработки и/или утверждения

Индивидуальные работников — 75 лет

ст. 77 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

— в других организациях

3 года после замены новыми

ДОКУМЕНТЫ ПО ОХРАНЕ ТРУДА

Акт о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования

Организация, где проводилось расследование этого случая профессионального заболевания

В течение 75 лет

п. 33 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.12.2000 N 967

Второй экземпляр утвержденного работодателем акта о несчастном случае на производстве вместе с материалами расследования

Работодатель (его представитель), осуществляющий по решению комиссии учет данного несчастного случая на производстве

В течение 45 лет

ч. 6 ст. 230 и ч. 2 ст. 230.1 Трудового кодекса РФ

Второй экземпляр акта о расследовании группового несчастного случая на производстве, тяжелого несчастного случая на производстве, несчастного случая на производстве со смертельным исходом вместе с материалами расследования

Работодатель, у которого произошел данный несчастный случай

В течение 45 лет

Журнал регистрации несчастных случаев на производстве

В течение 45 лет

Форма 9, приведенная в приложении N 1, абз. 3 п. 30 и п. 35 Положения, приведенного в приложении N 2 к Постановлению Минтруда России от 24.10.2002 N 73

Вторые экземпляры утвержденного и заверенного печатью акта (при наличии) формы Н-1 (Н-1ПС) и составленного в установленных случаях акта о расследовании несчастного случая с копиями материалов расследования

Работодатели, осуществляющие по решению комиссии или государственного инспектора труда, проводивших расследование, учет несчастного случая

В течение 45 лет

Акты о расследовании несчастных случаев, квалифицированных по результатам расследования как не связанные с производством, вместе с материалами расследования

В течение 45 лет

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс