Акт приема-передачи материальных ценностей от одного материально ответственного лица другому
Материально ответственные лица в организации могут меняться по нескольким причинам: увольнение, уход в отпуск, перевод работника на другую должность, порча доверенного имущества и т. д. Передачу объектов новому материально ответственному надо оформить документально, поскольку имущество компании находится под пристальным вниманием. Для этого составляют акт приема-передачи материальных ценностей от одного материально ответственного лица другому.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Особенности смены МОЛ
Если в организации меняется материально ответственное лицо, то нужно соблюсти определенный порядок действий для передачи матценностей. Все начинается с приказа руководства о смене МОЛ и передаче ценностей от одного работника другому. Далее проводят инвентаризацию для проверки наличия всех имеющихся объектов под ответственностью прежнего МОЛ.
После ее осуществления устанавливается реальное количество объектов, которые передадут новому МОЛ. Также инвентаризация помогает понять, все ли объекты находятся в пределах компании, нет ли пропавших ценностей. Процедура проходит в присутствии обоих работников: старого МОЛ и нового. Акт инвентаризации составляют в 3 экземплярах: для каждого из работников и руководства организации.
Акт передачи матценностей можно оформить напрямую: то есть один работник передает их другому. Также передачу можно оформить через работодателя: старое МОЛ передает ценности работодателю, а он уже новому МОЛ. В нашем образце рассмотрен первый вариант.
Акт приема-передачи материальных ценностей будет подтверждать, что прежнее МОЛ передало объекты новому, все ценности в надлежащем состоянии, у работодателя нет претензий к увольняющемуся или переводящемуся на другую должность работнику.
К сведению! С новым работником работодатель должен заключить договор о полной материальной ответственности.
Составляем акт приема-передачи материальных ценностей от одного МОЛ другому
Законодательно закрепленной формы акта не существует. Для предприятий общепита разработана форма ОП-18 (акт о передаче товаров и тары при смене материально ответственного лица). На ее основе можно разработать собственную. Главное, не забывать о включении в бланк обязательных реквизитов первичного учетного документа. Они перечислены в п. 2 ст. 9 ФЗ 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года.
Составленный организацией бланк нужно зафиксировать в учетной политике посредством издания специального приказа руководителя.
В акте нужно указать следующую информацию, чтобы он имел юридическую силу:
- Наименование документа, место и дату его составления.
- ФИО и паспортные данные материально ответственных лиц, сдающего и принимающего материальные ценности.
- Документы-основания для передачи ценностей. Это приказ о смене МОЛ, трудовой договор с другим МОЛ.
- Перечень передаваемых материальных ценностей. Эту часть документа лучше оформить в виде таблицы с такими графами: номер по порядку, наименование объекта, инвентарный номер, единицы измерения, количество, цена, стоимость. В конце таблицы нужно подвести итоги по общей стоимости матценностей.
Документ заканчивают подписями сторон и руководителя компании или его уполномоченного лица. С момента подписания акта ответственность за полученные объекты несет новое МОЛ.
К сведению! Хранить заполненный и подписанный акт нужно в фирме в течение 5 лет.
Каков порядок передачи товарно-материальных ценностей при увольнении материально ответственного лица?
Каков порядок передачи товарно-материальных ценностей при увольнении материально ответственного лица?
Должна быть проведена инвентаризация ТМЦ. Для проведения инвентаризации издается приказ, которым утверждается состав инвентаризационной комиссии, причины инвентаризации, сроки, виды инвентаризируемого имущества. Числящиеся за работником ТМЦ передаются другому материально ответственному лицу по акту, завизированному главным бухгалтером и утвержденному руководителем организации.
Материально ответственными лицами могут являться заместитель руководителя организации, главный бухгалтер, в трудовой договор с которыми включено соответствующее условие, а также работники, непосредственно обслуживающие или использующие денежные, товарные ценности или иное имущество, с которыми заключены письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, и включенные в перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры (ч. 2 ст. 243, ст. 244 ТК РФ).
Такие работники обязаны возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере, размер которого и причины его возникновения устанавливаются по результатам проверки, проводимой работодателем. До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Кроме того, обязательным является истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба (ст. ст. 242, 247 ТК РФ).
При смене материально ответственных лиц проведение инвентаризации обязательно (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).
Материально ответственные лица освобождаются от занимаемых должностей после сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно-материальных запасов и передачи их другому материально ответственному лицу по акту. В ситуации, когда на место работника еще не принят новый работник, товарно-материальные ценности может принять по акту приема-передачи работник, временно исполняющий его обязанности, его заместитель и другие материально ответственные лица. Акт приема-передачи визируется главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом), а по складам (кладовым и другим местам хранения) подразделений — руководителем соответствующего цеха (подразделения) (п. 258 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н).
Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, либо при малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее (п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приложение к Приказу Минфина России от 13.06.1995 N 49)). Состав инвентаризационной комиссии утверждается руководителем организации, в него включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.
Смена (увольнение) материально ответственного лица в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0
Увольнение сотрудника – явление очень распространенное и встречается в каждой организации: где-то реже, где-то чаще. Мы не будем рассматривать вопросы расчёта и документального оформления увольнения работника, так как этой теме у нас посвящено значительное количество публикаций, видеоуроков и даже обучающих курсов. В данной статье мы рассмотрим особенности увольнения или смены сотрудника, являющегося материально ответственным лицом (МОЛ), в 1С: Бухгалтерии предприятия, ред. 3.0. Ведь менять МОЛ рано или поздно вынужден любой руководитель организации, поэтому отнестись к этому процессу следует предельно внимательно.
Давайте обо всем по порядку. Начнем с определения.
Материальная ответственность – это обязанность работника возместить ущерб, причиненный работодателю, а сам такой сотрудник, несущий материальную ответственность, именуется материально ответственным лицом.
Такой сотрудник перед работодателем несёт полную материальную ответственность (МО) за денежные средства, ценности, а также имущество предприятия, которые переданы ему под контроль.
К МОЛ, как правило, относятся работники, которым вверяются товарные ценности или иное имущество, например, кладовщики, кассиры и иные работники, поименованные в специальном перечне.
Для назначения лица/ лиц материально ответственными за сохранность запасов, денежных средств или ОС требуется заключить договор о полной материальной ответственности (индивидуальной или коллективной).
Договор составляется в нескольких экземплярах.
Смена МОЛ происходит при увольнении или временном отсутствии сотрудника (например, во время болезни или отпуска).
Увольняют материально ответственное лицо по общим правилам, особенностей немного: следует провести инвентаризацию, и организовать передачу имущества, ценностей, а в некоторых случаях и дел.
Если установлена коллективная материальная ответственность, то тогда инвентаризация обязательна только в определенных установленных случаях:
• замена руководителя коллектива;
• выбытие из состава коллектива более 50% его членов;
• решение провести инвентаризацию, озвученное одним или несколькими членами коллектива.
Если для работника установлена индивидуальная материальная ответственность, то проведение инвентаризации обязательно во всех случаях при смене МОЛ.
Смена материально-ответственного лица подлежит оформлению следующим комплектом документов:
• приказом о смене МОЛ и заключением с вновь принятым или уже работающим сотрудником, которому будут передаваться ценности, договора о полной индивидуальной материальной ответственности.
• приказом о проведении инвентаризации, с утверждением состава инвентаризационной комиссии, причины и сроков проведения инвентаризации;
• непосредственно инвентаризационные описями;
• приказом о передаче объектов ОС или запасов другому МОЛ, унифицированного бланка нет, как вариант, его можно объединить с приказом о назначении инвентаризационной комиссии, обязательно указать причину передачи ценностей (увольнение, отпуск, болезнь прежнего МОЛ и т. п.), сроки передачи, прежнее и новое МОЛ.
Примерный образец приказа может выглядеть так:
• сличительных ведомостей, в случае если при проведенной инвентаризации вдруг выявлены отклонения.
Сам факт передачи материальных ценностей при смене МОЛ должен быть оформлен либо актом передачи при смене материально ответственного лица, либо инвентаризационной описью, используемой в качестве передаточного документа.
Давайте рассмотрим, как отразить операции по смене материально ответственных лиц в программе 1С: Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0 в самых распространенных случаях.
Смена/увольнение МОЛ на участке «Касса»
При смене кассира обязательно необходимо оформить передачу денежных средств и документов новому кассиру и провести инвентаризацию.
И отличная новость, что в программе 1С теперь реализована возможность формирования инвентаризации наличных денежных средств и денежных документов и оформления ее результатов.
Для этого следует перейти в раздел меню «Банк и касса», пункт «Инвентаризация кассы».
В открывшемся окне нажимаем кнопку «Создать».
В новом документе последовательно указываем всю необходимую информацию. Как правило, инвентаризация проводится в день увольнения или в последний день перед отпуском.
На вкладке «Ценности» при нажатии кнопки «Заполнить» данные заполнятся автоматически.
Переходим в раздел «Проведение инвентаризации», указываем период, реквизиты документа-основания для проведения инвентаризации и причину.
В нашем случае это смена МОЛ.
На вкладке «Инвентаризационная комиссия» выбираем из списка сотрудников членов комиссии.
В графе «Председатель» отмечаем галочкой нужного сотрудника.
Теперь сохраняем и проводим документ. По кнопке «Печать» можно сформировать приказ о проведении инвентаризации и сам акт инвентаризации наличных денежных средств.
Далее акт инвентаризации.
Опись составляется в трёх экземплярах.
В случае выявления по итогам инвентаризации излишков или недостачи сразу из документа по кнопке «Создать на основании» можно сформировать требующиеся документы.
При смене или увольнении кассира составлять акт приёма-передачи кассы не требуется.
Не забываем, что также следует изменить кассира в ответственных лицах. В главном меню, в разделе «Организации» (если учёт ведётся в программе по нескольким организациям) или «Реквизиты организации» (если по одной).
Открываем сведения об организации, находим пункт «Подписи».
В строке «Кассир» щелкаем по закладке «История».
Создаем новую запись, меняем физическое лицо на нового кассира и устанавливаем дату, с которой действуют изменения.
Записываем и закрываем окно.
Смена/увольнение МОЛ на участке «Основные средства»
При увольнении работника или иной смене сотрудника, ответственного за сохранность объектов основных средств, также следует произвести инвентаризацию и передачу объектов другому лицу.
Как в 1С посмотреть за кем закреплены основные средства?
Можно использовать обычную оборотно-сальдовую ведомость по счёту 01, но добавив на закладке «Дополнительные поля» поле «МОЛ».
И сформируем документ. Как видим, после наименования основного средства, указаны ФИО, это и есть данные об ответственном лице.
Но есть и другой отчёт, из которого можно получить информацию об основных средствах в разрезе МОЛ.
Для этого создадим универсальный отчёт, он находится в разделе «Отчёты».
В заголовке универсального отчета указываем «Тип объекта» — Регистр сведений, «Имя объекта» — Местонахождение ОС (бухгалтерский учет).
В день увольнения сотрудника Иванова, за которым закреплен швейный станок, проведем инвентаризацию. В меню «ОС и НМА» выберем раздел «Инвентаризация ОС».
Заполним все требуемые реквизиты: дату, местонахождение ОС (если оно было установлено ранее) и МОЛ.
На вкладке «Основные средства» с помощью кнопки «Заполнить» формируем список объектов, закрепленных за указанным сотрудником.
По аналогии с инвентаризацией кассы заполняем вкладки «Проведение инвентаризации» и «Инвентаризационная комиссия».
По кнопке «Печать» сформируем опись и приказ, а в случае расхождения результатов, то и сличительную ведомость.
Опись выглядит следующим образом:
Отразим смену МОЛ.
Это можно сделать прямо в документе «Инвентаризация ОС» по кнопке «Создать на основании», выбрав «Перемещение ОС».
Либо из главного меню «ОС и НМА» — «Перемещение ОС».
Выведем на просмотр накладную на перемещение ОС (ОС-2).
Посмотрим изменение данных о МОЛ в учете.
Сформируем снова Универсальный отчёт.
Также воспользуемся документом «Ведомость амортизации ОС».
В настройках добавим группировку по МОЛ.
Из ведомости видно перемещение объекта между ответственными лицами.
Смена/увольнение МОЛ на участке «Запасы»
При смене кладовщика или иного сотрудника, ответственного за сохранность материальных ценностей, в аналогичном порядке производится инвентаризация и перемещение ценностей.
Подробно об инвентаризации ТМЦ мы рассказывали в отдельной статье.
Передачу ценностей при смене материально ответственных лиц можно оформлять актом приема-передачи.
Законодательно установленной формы акта нет, поэтому она разрабатывается самостоятельно и должна содержать все обязательные реквизиты первичного учетного документа.
В программе может не вестись учет по складам.
Но не забываем про материалы, переданные в эксплуатацию, и учитываемые на счете МЦ04.
При увольнении сотрудника в программе следует инвентарь переместить на другого работника с помощью документа «Перемещение товаров».
Вид операции «Передача между сотрудниками», и заполнить по остаткам.
Сохраним и проведем документ, проверим какие сформировались проводки, через кнопку.
Конкретный порядок действий и документооборота при смене (увольнении) материально ответственного лица рекомендуем установить в локальном нормативном акте организации.
Как видим, что возможности программы 1С: Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0 позволяют автоматизировать практически весь процесс смены МОЛ. А данная публикация послужит хорошим подспорьем в этом деле.
Автор статьи: Евгения Тарасова
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
